Hoy en dia mediante la digitalización de documentos usted puede acceder a la documentación que se genera en su empresa a través de la Pc. La documentación en papel pasaria a ser un simple respaldo de la información.
Ventajas:

• Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...
• Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
• Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
• Control en el flujo de la información (Workflow): posibilidad de controlar el recorrido de la documentación dentro de la organización. Con este sistema podrá saber quien tiene la documentación y en qúe momento.
• Personalización de los criterios de búsqueda en función del tipo de documento.
• Digitalización de imágenes.
• Acceso a la aplicación a través de la web. Puede consultar la documentación de su empresa sin necesidad de estar en su oficina.